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Del papel a lo digital con un sistema "3B"


Artículo escrito por Sebastián Rodríguez González.

Ingeniero en Prevención de Riesgos y Medio Ambiente.

Auditor Interno ISO 9.001:2015 / ISO 14.001:2015 / ISO 45.001:2018


De la gestión en la oficina a la gestión en terreno


Cuando estaba en la universidad, nunca imaginé que la gestión de un Experto en Prevención de Riesgos (EPR), iba a ser tan tediosa y que necesitaría de un gran porcentaje de tiempo para ingresar datos de inspecciones, de observaciones, de informes de incidentes u otros, ya sea en planillas, sistemas o software que fuera (¡si lo hubiese sabido no sigo este camino!...Broma). Esto se los cuento porque tuve que hacer en algunos proyectos, hace un par de años atrás, este trabajo el cual provocaba que mi gestión fuera de 70% en oficina y el otro 30% en terreno e incluso, en ocasiones, ¡mayor porcentaje en oficina! El tema es que siempre me cuestionaba aquello y lo peor es que no era sólo yo, sino que el entorno también lo hacía o comentaba “pasa más en la oficina que en terreno”, ”nunca lo veo en terreno”, ”No sé qué hace todo el tiempo en la oficina” y así una serie de cuestionamientos que me hacían pensar que en algún momento tendrá que salir una herramienta digital, sistema o sofwtare que sea bueno, bonito y barato (3B), para que se pueda aplicar en las organizaciones que no cuentan con muchos recursos y así se pueda agilizar la gestión y no tener que pasar tanto tiempo en la oficina ingresando datos. Y al parecer ¡alguien me leyó la mente! y fue ni más ni menos que Google, debido a que en esta compañía crearon los Formularios de Google (ver imagen adjunta de referencia de un formulario), que es una herramienta digital que me permitiría al fin y al cabo cumplir mi objetivo de hacer que mi gestión aumentara en terreno y fuera menor en la oficina.


Y…¿En qué puedo utilizar los formularios?

Como ya tenía la herramienta para agilizar mi gestión, ahora sólo debía pensar en qué proceso o procesos de la gestión de SSO los podría utilizar y me di cuenta que era muy aplicable para lo que fuera. Acá les dejo algunos ejemplos:

Sólo hay que tener claridad de qué es lo que se quiere agilizar en nuestra organización, echar a correr la imaginación y ¡sentarse a crear los formularios!.


El aporte del uso de formularios en la organización


La aplicacion de formularios tiene varios aportes, pero el principal y que buscan todas las organizaciones, es la prevención de lesiones y/o el deterioro de la salud de los trabajadores y el cuidado del medio ambiente.

Pero…¿por qué ayudarían a prevenir lesiones y/o enfermedades y cuidar el medio ambiente? Simple…porque permiten lo siguiente:


1. Agilizar la Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (SSO)


Para entender un poco a lo que me refiero les daré un ejemplo. Cuando se aplica una herramienta preventiva en terreno, como por ejemplo, una inspección de seguridad, generalmente se entregan uno o varios formatos de registro de inspección en papel para que las personas que deban ejecutarlas según lo definido por la organización, lo completen y posteriormente lo entreguen al departamento de prevención de riesgos que se encargará de hacer seguimiento para que la medida de control a aplicar sea tratada y no supere los plazos definidos, previniendo así, lesiones y/o deterioro de la salud a los trabajadores. Pero, como esta acción no siempre se realiza inmediatamente (porque el responsable no la entrega en el mismo día, porque se le extravía el registro y debe repetir la inspección, porque no se dio el tiempo de entregarla dentro del plazo establecido, etc), la medida a aplicar para mejorar la condición insegura detectada y evitar que ésta genere una lesión y/o deterioro de la salud, no es tratada de forma inmediata a pesar de que ésta tenga un grado de riesgo alto.

En cambio con la aplicación de formulario, una vez completado se puede enviar inmediatamente y así la condición insegura evidenciada, llega al departamento de prevención de riesgos, que se encargará de agilizar la gestión para hacer que la medida de control establecida sea tratada dentro de los plazos definidos. De esta forma los formularios nos ayudarán a agilizar el proceso de Gestión de la SSO.


2. Ordenar la Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (Priorizar y precisar).


Otro aporte, además de lo establecido en el punto N°1, es que con el uso de formularios se puede ordenar la gestión al poder priorizar y precisar su foco. Pero…¿cómo se logra esto?. Con la confección de estadísticas*. Los formularios de google generan automáticamente una panilla excel con el listado de respuestas que se envían por quienes la completan. Con esta planilla generaremos las estadísticas y gráficos que una vez analizados permitirán definir las actividades preventivas que realizará la organización, ya sea de forma diaria, semanal, mensual y/o anual para prevenir lesiones y/o prevenir el deterioro de la salud de los trabajadores. Por lo anterior es que se indica que el aporte de los formularios es ordenar la gestión de SSO, porque con las estadísticas que generaremos se podrá priorizar, por ejemplo, actividades preventivas para la condición insegura evidenciada de forma más recurrente y precisar, por ejemplo, la actividad preventiva para la causa que generó la mayor cantidad de lesiones.

Sin duda que al ordenar la gestión de SSO ahorraremos recursos

*Ver artículo relacionado a las Estadísticas haciendo clic en el siguiente enlace “ESTADÍSTICAS PARA LA PREVENCIÓN DE ACCIDENTES Y ENFERMEDADES PROFESIONALES”


3. Minimizar el consumo de papel.


Otro gran aporte, está relacionado con el cuidado del medio ambiente, ya que con el uso de los formulario se elimina completamente el uso del papel. Lo positivo es que si en algún momento requiriéramos el registro en papel de lo evidenciado en el formulario que utilizamos, existe la opción de imprimirlo. Es más, el formulario permite guardar una versión en Adobe Acrobat (.pdf) que podremos mantener archivadas en carpetas digitales o en alguna nube que tengamos y podremos presentar cuando se nos soliciten durante los procesos de auditorías, ya sea internas o externas, cuando seamos fiscalizados o cuando estimemos conveniente.


¿Cómo convencemos a la organización de pasar del papel a lo digital?


Ésta es la parte difícil que tendremos que enfrentar. Generalmente, por naturaleza humana, existe una resistencia al cambio, sobre todo cuando se habla de insertar en una organización que lleva años utilizando el papel, una herramienta digital. Lo positivo es que son tantos los beneficios que entrega, que no sería difícil de convencer a quienes las dirigen. Acá les dejo un cuadro comparativo entre el uso de formulario en papel y el uso de formulario en digital que nos podrá servir para convencer a los que se resisten a la implementación de este Sistema Digital 3B.


¿y cuál es nuestra gestión como EPR?


Les dejo un diagrama para comprender cuál será nuestra gestión como Expertos en Prevención de Riesgos al implementar los formularios en la organización:


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